20171113作成-20171220更新

自分への業務マニュアルは引継ぎ書になる

 

こんにちは、エンパパです。

最近、私自身の

業務のやり方を

見つめなおす機会があり、

その中で

 

自分用マニュアル

と

引き継ぎ書

を同時に作ることを

考えています。

 

仕事は基本的に覚えない

 

私は自分の仕事の流儀として

「あまり覚えない」

事を目指しています。

 

覚えても忘れるし、

思い出す時間が

もったいないです。

 

仕事を覚えるより

自分のメモを

見てでもできる仕事を

増やす方向を目指します。

 

実際、今私は様々な仕事を

こなしています。

日次ルーティンから

月次、四半期、年次

トラブルが起こったとき・・・

などなど。

 

それらを合わせると

とてもじゃないけど

天才かAIじゃないと

覚えられない業務が

私にはあります。

 

そこで、私は普段から

どんな小さな仕事でも

自分の手順書を

作ります。

 

特に私の仕事は

主にパソコンで行う

事が多いのですが、

日々の雑務は

全てExcelで

メモします。

 

例えば毎月

提出する資料が

あったとします。

 

それを私は

スクリーンショットを

取って、画像にし、

Excelに貼り付けます。

 

そしてその画像に

図形（丸や吹き出し、矢印）を

くっつけて、

手順書にしてしまいます。

 

それも初めて仕事を

覚えたときに

作ります。

 

そうすることで

「こういうときは

こうする。

例外はこうする。」

など状況に合わせた

場合もメモできるからです。

他人が見てわかるマニュアルにすること

 

マニュアルとは言え、

自分だけが分かっても

意味がありません。

 

「他人が見ても分かるように」

を心掛けることで

自然とそれが

「引き継ぎ書」

にもなります。

 

誰も自分が辞めることを

考えて仕事をしていません。

 

しかし、最初に

自分の仕事の

引継ぎを作っておくことで

（しかもマニュアル作成しながら）

それの心配をしなくて済みます。

 

引き継ぎ書のことを

先に作っておくと

「私がいつ辞めても大丈夫」

という状態にもなります。

 

その結果、

他人に任せられるようになり、

作業者ではなく

管理者という発想が

生まれます。

 

日々役員の方と

話をしていますが、

やはり上層部は

「どれだけ仕事が早いか」

ではなくて

「どれだけ周りを考えて

仕事をしているか」

に重きを置きます。

 

そういう発想を

持つことは非常に大切です。

 

しかも、それを

最初に作ることで

習慣化され、

どんな仕事でも

マニュアルが自動的に

出来上がります。

 

実際私も今

新しい仕事を覚えています。

 

事務員の女性の方に

教わりながら

やっています。

 

マニュアルを作りながら

仕事を行っているので

すごく時間はかかりますが、

同じことを聞くことは

ありません。

（あるとしたらイレギュラー

が起こった場合に限ります）

 

また、メモを

自分のノートに

書いている訳ではなく

先ほどのExcelファイルに

残しています。

 

さらにそれを共有フォルダに

保存しているので

いつでも見返すことが

できますし、

他人にシェアできます。

 

そしてその引き継ぎファイルを

さりげなく上司に送ります。

 

「万が一私の身に何かがあっても

ここに全ての手順があります。」

 

と言う事にしています。

アピールにもなるし、

保険にもなります。

 

もちろん上司との関係にも

影響されるので、

「手順書をそのまま送ればいい」

という単純な話ではありませんが、

何かのチャンスのときに

「万が一」を備えていることを

言えるのは良い事だと思います。

まとめ

 

誰もマニュアルや

引き継ぎ書を作りながら

仕事をしている人は

いません。

 

目の前の仕事で

手一杯だからです。

 

しかし、私は

手一杯の状態でも

マニュアルと引継ぎ書を

同時に作りながら

作業しています。

 

ぜひお試しください。